Dalamarti keberhasilan dari pengelolaan arsip tidak dapat dilepaskan dari keempat komponen di atas. Tujuan utama dari pengelolaan tersebut adalah menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Ada banyak sekali perlengkapan penyimpanan arsip. Hal ini tergantung dari bentuk dan sistem atau cara penyimpanan yang digunakan. langkahini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat Prosedurpenyimpanan arsip pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara terdiri dari pemeriksaan, penyortiran, dan penyimpanan arsip secara elektronik melalui aplikasi websitekhusus PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penemuan kembali arsip dengan manual dan dengan komputer. 11 Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci membuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang dibutuhkan adalah guide. 12. Tahap pertama, prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal adalah . A. Menyiapkan filling cabinet B. Memberi kode dari tahun, bulan, dan tanggal C. Mengisi kartu indeks. 1 Pemeriksaan. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah "siap untuk disimpan" maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada Memeriksasetiap lembar arsip untuk memastikan arsip telah siap disimpan. Meminta penjelasan kepada yang berhak, dan meminimalisir terjadinya kehilangan surat jika terjadi surat belum ditandai namun sudah tersimpan. Mengindeks dengan cara menentukan nama, subjek, atau kata tangkap pada surat sebelum menyimpannya. 1 Lemari Arsip/ Filling Cabinet. Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api. Steel Safes, brankas yang terbuat dari plat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api. ProsedurPenemuan Kembali Arsip yang di Simpan 1. Teliti arsip yang diminta 2. Isi bon peminjaman 3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5. Ambil arsip yang diminta 6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2. Q6DDUp. 0% found this document useful 0 votes223 views63 pagesDescriptionProsedur Penyimpanan ArsipCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsPDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes223 views63 pagesProsedur Penyimpanan ArsipJump to Page You are on page 1of 63 You're Reading a Free Preview Pages 7 to 12 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 16 to 19 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 23 to 25 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 29 to 48 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 56 to 62 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime. Sistem Penyimpanan Arsip Macam dan ProsedurnyaKali ini penulis akan membahasa mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip .Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Sistem Penyimpanan ArsipArsip merupakan sebuah catatan tertulis yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatau persoalan ataupun peristiwa yang ditulis seseorang sebagai bukti pengingatDan sistem kearsipan merupakan sebuah penyimpanan dan pengaturan arsip secara sistematis dan logis , menggunakan sistem tertentu atau kombinasi antar sistem sebagai identitas dari arsip tersebut .Dan juga sistem penyimpanan arsip merupakan sebuah alur proses penyimpanan dan pengaturan baha atau dokumen - dokumen secara sistematis dengan tujuan memudahkan penemuan kembali dokumen tersebut dengan cepat jika diperlukan kembali .Prosedur Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu Identifikasi MasalahSebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipanMenentukan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .Menganalisa SistemTindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahPerancangan SistemPada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .Memilih Dan MengimplementasikanPada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .Penerapan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .Macam – Macam Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu 1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem AbjadSistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang samaSebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan namaJumlah yang menggunakan banyak .Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagianFleksibel karena mudah di terapkanMemudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepatSurat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahanKerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisahAdanya PengindeksanBanyak orang memiliki nama yang samaProsedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Memeriksa berkas / suratMerupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesaiMengindeks suratMerupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .Mengkode suratMerupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontalMenyortir suratMerupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyakMenempatkan suratMenempatkan surat sesuai posisinyaProsedur Penemuan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Menentukan judul suratMengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirimMenentukan indeksMengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahMenentukan kode arsipMengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .Pencarian arsipMerupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean suratMengambil arsipJika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebutMemberikan arsipMerupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkanProses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .2. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem SubjekSistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhanJika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnyaDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjekDaftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekanLihatlah kode pada kartu pengindekanBerdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .3. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem WilayahSistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh IndonesiaKelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukanMemudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahuiKelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkanRentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayahPegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipanDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayahDaftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .4. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem NomorSistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Lebih efektif dalam penyimpananPenyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan telitiDapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumenPenerapan yang sederhanaPenomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luasPenomoran pada map dapat dijadikan referensiKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitanBanyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeksDiperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyakProsedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomorDaftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .5. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem TanggalSistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Memudahkan dalam pelaksanaanSusunan dan urutan guide yang sedeharanaKlasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutanKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecilDokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsipPemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipanProsedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggalDaftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip, yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .Baiklah sekian informasi dari penulis mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsipMaaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam penulisan .Semoga yang penulis tuangkan dapat bermanfaat bagi para pengajar , pelajar , mahasiswa dan masyarakat luas untuk menambah ilmunya .Bagi kalian yang ingin mendapatkan notifikasi mengenai updatenya blog ini , silahkan ikuti dan sukai halaman facebook kami yang tertera di sudut kanan atas . sekian .Enjoy . . . . . Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian prosedur yang digunakan untuk menyimpan seluruh rekaman kegiatan sebuah lembaga, perorangan dan organisasi. Setiap pelaksanaan kegiatan ditulis secara lengkap dan detail. Sehingga, arsip ini bisa dijadikan sebagai sumber informasi akurat dan terpercaya. Sistem penyimpanan arsip tidak hanya sebatas pada satu bentuk saja, melainkan dibuat ke dalam beberapa macam. Seperti buku, piagam, akta, warkat, surat dan lain sebagainya. Selain itu, format arsip juga sudah banyak dalam bentuk digital, seperti video dan audio. Jika suatu saat nanti ada kesalahpahaman, maka arsip bisa menjadi rujukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Inilah alasan mengapa semua organisasi, perusahaan atau perorangan penting sekali membuat arsip. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang arsip? Simak yuk penjelasan selengkapnya di bawah ini. Tujuan Menerapkan Sistem Penyimpanan Arsip Tujuan sistem penyimpanan arsip secara umum adalah agar mempercepat dan mempermudah menemukan dokumen ketika ingin digunakan kembali. Dengan pembuatan sistem pengarsipan, maka data-data penting bisa disusun lebih efektif dan efisien. Selain itu, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga bahan-bahan arsip agar setiap historis perusahaan tertata dengan rapi. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan atau lembaga tidak memiliki arsip, pasti kesulitan dalam menentukan rencana ke depan untuk mencapai target. Sebab, track record perusahaan tidak ditemukan. Langkah-langkah yang sudah terbukti mampu memberikan dampak besar bagi perusahaan lenyap begitu saja. Mau tidak mau, perusahaan harus kembali membuat rencana dari awal. Tentu hal ini membutuhkan rentang waktu sangat lama. Jadi bisa disimpulkan, apabila sistem kearsipan mampu membantu perusahaan menentukan langkah demi mencapai target-target yang sudah ditentukan. Pada umumnya, karyawan yang bertugas mencatat arsip masuk ke bagian manajemen. Mereka harus orang-orang ahli dalam membuat manajemen, sehingga arsip memberikan nilai besar bagi perusahaan. Mengingat bagaimana pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip, proses penyusunan kearsipan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya. Bagi karyawan yang bertugas menyusun arsip, wajib hukumnya memahami terlebih dahulu 5 macam sistem kearsipan berikut 1. Arsip dinamis Yang pertama adalah arsip dinamis yang digunakan secara langsung dengan perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan dan kearsipan pada umumnya. 2. Arsip aktif Ada juga sistem pengarsipan aktif yang diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam berbagai administrasi penyelenggaraan. 3. Arsip inaktif Pembagian jenis arsip selanjutnya adalah arsip Inaktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggara administrasi terjadi penurunan. 4. Arsip statis Arsip statis adalah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan-kegiatan administrasi sehari-hari bagi administrasi negara. 5. Arsip duplikasi Dan yang terakhir adalah arsip duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli. Untuk membedakan jenis sistem pengarsipan yang satu dengan yang lainnya bisa anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara. Sistem penyimpanan arsip dan contohnya, sudah banyak dijelaskan oleh beberapa pakar. Anda bisa mencari informasi melalui buku ataupun internet. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah salah satu sistem pengarsipan dengan cara mengatur dokumen sesuai dengan nama orang ataupun organisasi. sistem ini biasanya digunakan untuk mengatur arsip atau dokumen pegawai yang bersifat individual. Setiap dokumen tentang pegawai disimpan dalam satu folder bersama dengan folder lain dan disimpan berdasarkan abjad. Untuk menyusun folder pegawai tersebut, data file kabinet harus diikuti dengan ketentuan cara-cara mengindeks nama orang. Kemudian sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ini adalah dengan menggunakan nama pegawai. Selain data nama pegawai, ada kalanya setiap dokumen yang diterima dari instansi atau lembaga disimpan berdasarkan nama organisasi atau badan yang mengirimkannya. Untuk menemukan kembali data tersebut, dapat dicari berdasarkan nama badan atau organisasi tersebut. Keuntungan dari menggunakan sistem ini adalah secara otomatis dokumen yang berasal dari satu nama pegawai atau badan akan berkelompok menjadi satu. Kemudian untuk surat masuk dan pertinggal dari surat keluar berada bersebelahan dalam satu map. Pencarian dokumen juga dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim tanpa perlu menggunakan indeks. Sistem ini juga memiliki susunan guide dan folder yang sederhana dan mudah dikerjakan. Yang pasti, kelebihan utama yang diberikan oleh sistem ini adalah kemudahan untuk mencari data atau dokumen yang dibutuhkan. Baca Juga Contoh Business Plan Sederhanaa dan Cara Penyusunannya Sistem Informasi Eksekutif – Pengertian, Contoh Kasus dan Karakteristiknya Sistem Informasi Keuangan Financial Information System Tata Cara Penyimpanan Arsip 1. Mengecek dokumen Hal pertama yang musti Anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu apakah dokumen atau surat sudah diperbolehkan untuk disimpan. Biasa ditandai dengan release mark atau pelepas surat. 2. Menambahkan kode Sesudah dokumen di cek, sekarang gilirannya untuk menambahkan kode khusus. Tujuannya adalah memudahkan saat penyimpanan sekaligus menemukan kembali ketika dibutuhkan. Kode setiap dokumen berbeda-beda, sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. 3. Menyortir dokumen Menyortir atau memisahkan setiap dokumen ke bagiannya masing-masing menjadi proses wajib dan tidak boleh dilewatkan. Pada umumnya, terdapat rak khusus untuk menyimpan suatu jenis dokumen. Setiap dokumen atau surat dipisahkan sesuai masalah, kebutuhan dan tujuan. Menyortir akan membuat ruang arsip semakin tertata dengan rapi. 4. Menyimpan dokumen Dokumen yang sudah dicek, diberi kode dan disortir, sekarang gilirannya disimpan. Penyimpanan dokumen ini bisa memakai snelhecter, stofmap folio, portapel, brief ordner ataupun folder gantung. Kemudian disimpan ke dalam almari arsip. Sebenarnya tidak harus lemari, arsip juga bisa disimpan pada rak khusus. 5. Menata arsip Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem yang digunakan. Ada lima sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu a. Sistem tanggal Chronological Filling System Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. b. Sistem abjad Alphabetic Filling System Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau kejadian diurutkan sesuai namanya. c. Sistem wilayah Geographic Filling System Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu. d. Sistem nomor Numeric Filling System Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan abjad random. Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip. e. Sistem pokok masalah Subject Filling System Subject Filling System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya. Sistem penyimpanan arsip memang sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan. Sistem ini akan membuat sistem penyimpanan secara sistematis sehingga mudah untuk ditemukan kembali. Dengan begitu, kemudahan tersebut akan berdampak baik untuk mempermudah pelaksanaan tujuan organisasi atau perusahaan.